Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) trat vor einigen Tagen in Kraft und dennoch bleibt die Frage bisher oft ungeklärt: Lässt sich Whatsapp als eines der am meist genutzten Software-Tools auf der Baustelle noch für Themen wie Baudokumentation, Mängelmanagement oder der einfachen Kommunikation zwischen Subunternehmern, Bauherren und Bauleiter einsetzen?

Diese Frage wollen wir in diesem Artikel versuchen zu beantworten und Ihnen gleichzeitig einen Überblick über mögliche Alternativen zu Whatsapp geben.

Das Whatsapp eins der meistgenutzten Kommunikationstools auf der Baustelle ist, ist schon seit längerem bekannt. Dies wurde durch eine Studie des Marktforschungsinstituts BauInfoConsult bestätigt. Über 37 Prozent der Bauunternehmen nutzen Whatsapp als primären unkomplizierten und formlosen Kommunikationskanal zwischen Kunden, Subunternehmern und Kollegen. Bei über 55 Prozent ist Whatsapp in irgendeiner Weise im Einsatz. Wir sehen, dass Whatsapp eine große Rolle in dem täglichen Leben auf der Baustelle spielt. Daher die Frage: Ist Whatsapp im Kontext der DSGVO auf der Baustelle noch einsetzbar?

Die Nutzung von Whatsapp bringt zwei grundsätzliche Probleme nach der DSGVO mit sich:
1. Whatsapp hat auf alle Kontaktdaten Zugriff
„Nach jetzigem Datenschutzrecht und auch nach dem Zukünftigen handelt es sich bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten – also zum Beispiel Kundendaten – ohne Rechtsgrundlage oder Einwilligung um einen Datenschutzverstoß“, warnt Marit Hansen, Datenschutzexperte beim Zentralverband des Deutschen Handwerks ZDH, in der Welt. Whatsapp hat in der Regel Zugriff auf alle Ihre Kontaktdaten. D.h. im Zweifel auch auf die Kontaktdaten Ihrer Kunden, welche Sie auf Ihrem Geschäftshandy gespeichert haben. Rechtlich wird die Freigabe der Kontaktdaten als Datenaustausch zwischen zwei Firmen gewertet, welcher ohne die Einwilligung der betroffenen Kunden und Kollegen illegal und damit strafbar ist.

Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Datenschutz-Einstellungen von Whatsapp bspw. auf Ihrem IPhone so anzupassen, dass der Kommunikationsdienst keinen Zugriff auf Ihre Kontakte hat.

 
2. Bilder vom Bau verschicken
Auf der Baustelle ist es gängige Praxis, Bilder von Mängeln oder von  Baufortschritten für das Mängelmanagement oder die Baudokumentation zu verschicken, um schnell und einfach mit seinen Kollegen zu kommunizieren. „Da Whatsapp Zugriff auf dieses Bild erhält, handelt es sich hierbei um eine Datenübertragung an Whatsapp, für die der betroffene Kunde jedoch keine Einwilligung erteilt hat“, stellt Markus Peifer, ebenfalls Datenschutzexperte vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), fest. Um auf der sicheren Seite zu sein, müsste eine Einwilligung des Kunden vorab eingeholt werden. Anders als die Thematik der Kontakte ist das Verschicken von Fotos noch wichtiger für die Prozesse auf der Baustelle.



Konsequenzen der nicht DSGVO-konformen Nutzung von Whatsapp
So wie wir nehmen Sie die DSGVO vermutlich sehr ernst. Dies ist auch jedem zu empfehlen: Bei Verstößen drohen Strafen von bis zu 20 Mio. € oder 4 Prozent des Jahresumsatzes. Dies kann offensichtlich einen erheblichen Einfluss auf die Geschäftslage eines Unternehmens haben.

Tatsächlich ist es gängige Praxis auf der Baustelle, Whatsapp für die Baudokumentation und das Mängelmanagement einzusetzen. Dieser Weg ist jedoch nicht nur datenschutzrechtlich schwierig, er ist auch mehr als suboptimal. Bilder und entsprechende Nachrichten sind mühselig zu finden und zu exportieren, um sie anschließend händisch in das Bautagebuch oder das Mängelprotokoll einzufügen. Dieser Prozess ist höchst intransparent und fehleranfällig.

 

Daher empfehlen wir die DSGVO als Chance zu sehen und Ihre Baudokumentation und Ihr Mängelmanagement ganzheitlich zu digitalisieren. Mit Pave haben Sie die Möglichkeit, auf Ihrem Smartphone, Tablet oder direkt auf Ihrem Computer datenschutzkonform, transparent und intuitiv Baufortschritte und Mängel zu dokumentieren.

Die Funktionen der PAVE App umfassen:

Fotos von der Baustelle können direkt über die PAVE App aufgenommen und auf dem digitalen Werkplan verortet werden
Die interne Diktierfunktion mit Sprach-zu-Text Umwandlung erlaubt eine schnelle Beschreibung der Feststellungen bei der Baustellenbegehung
Aufgaben, Mängel oder sonstige Notizen können Personen oder Unternehmen eindeutig zugeordnet werden
Mit wenigen Klicks entstehen Dokumente wie Bautagebücher oder Mängellisten, die digital oder ausgedruckt an Projektbeteiligte ausgehändigt werden können
Der Werkplan kann jederzeit vom Smartphone oder Tablet in der aktuellsten Version abgerufen und angezeigt werden
Auch ohne Internetverbindung ist Pave jederzeit einsatzbereit und kann ohne Einschränkungen genutzt werden

 

Kontaktieren Sie uns noch heute, um so schnell wie möglich datenschutzkonforme Prozesse auf der Baustelle abzubilden.